Privacy Verklaring Rho Adviseurs

U deelt allerlei persoonsgegevens met Rho Adviseurs. Als u zelf met ons contact opneemt of als wij contact met u opnemen in het kader van onze dienstverlening. Wij gaan zorgvuldig om met deze gegevens. In deze
verklaring leest u hoe we omgaan met uw gegevens en met uw privacy.

Rho Adviseurs BV is een adviesbureau op het gebied van ruimtelijke inrichting en omgevingsmanagement. Als organisatie met circa 150 medewerkers landelijk actief vanuit vestigingen in Rotterdam, Middelburg, Eindhoven, Deventer en Leeuwarden.
Rho Adviseurs BV is statutair gevestigd in Rotterdam.

Hieronder treft u een overzicht aan van alle onderwerpen die in deze privacyverklaring zijn geregeld

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee we u kunnen identificeren. U deelt persoonsgegevens met ons als u klant bij ons bent of als u om andere redenen contact met ons hebt. Denk aan uw naam, uw telefoonnummer of uw e‐mailadres. Maar ook het IP‐adres van uw computer of uw kenteken. Het gaat om gegevens die herleidbaar zijn naar u als persoon.
Als u een zzp‐er of een eenmanszaak, vof of maatschap hebt dan zijn die gegevens ook persoonsgegevens want ze zijn direct herleidbaar tot u in persoon.

Verwerken is een begrip uit de wet. Het is een heel breed begrip. Het gaat om alles wat je kunt doen met persoonsgegevens: van verzamelen tot vernietigen. De wet noemt bij verwerken: ‘het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens’.

We verwerken persoonsgegeven van iedereen die direct of indirect contact heeft (gehad) met ons. Daarbij is niet relevant of u klant van ons bent. Het kan ook zo zijn dat we uw gegevens verwerken in het kader van onze dienstverlening aan een klant, bijvoorbeeld omdat u de wederpartij bent van een klant van Rho adviseurs, of op een andere manier betrokken bent bij een opdracht van een klant van ons. Ook verwerken we gegevens van contactpersonen en vertegenwoordigers van onze zakelijke klanten, sollicitanten en van leveranciers. Dit zijn maar enkele voorbeelden.

Rho Adviseurs kan uw persoonlijke gegevens op verschillende manieren verkrijgen. Het kan zijn dat u die zelf bij ons aanlevert omdat u informatie opvraagt via onze website, omdat u gebruik wilt maken van onze diensten of omdat u zich heeft ingeschreven voor een nieuwsbrief. We kunnen daarnaast persoonsgegevens ontvangen van anderen. Ook dat vindt dan doorgaans plaats in het kader van onze dienstverlening. De vastlegging van persoonsgegevens is vaak onontkoombaar in het kader van de uitvoering van onze diensten.

Rho Adviseurs verzamelt allerlei verschillende persoonsgegevens, afhankelijk van het doel dat daarmee wordt nagestreefd. Denk aan dit soort gegevens:

Algemeen
Rho Adviseurs kan haar diensten alleen goed uitvoeren als wij daarbij
persoonsgegevens kunnen opvragen en vastleggen. Dat is nodig om gerichte informatie te kunnen geven over onze producten en diensten, maar ook voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, voor fraudebestrijding, het voldoen aan wettelijke bepalingen, voor (statistisch) onderzoek naar het gebruik van de website en online diensten en ter verbetering van de dienstverlening. Hierna lichten we dat verder toe.

Opdrachten/overeenkomsten
Rho Adviseurs heeft persoonsgegevens nodig om opdrachten/overeenkomsten te kunnen uitvoeren. Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld:

Rho Adviseurs bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, om aan andere contractuele en wettelijke verplichtingen te voldoen of voor zolang wij dit wettelijk verplicht zijn.

U kunt bij ons een verzoek indienen tot inzage, rectificatie, beperking of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen het feit dat Rho Adviseurs uw gegevens verwerkt of een verzoek indienen met betrekking tot het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Stuur daarvoor een brief, met bewijs van uw identiteit naar: Rho Adviseurs, afdeling Communicatie, Postbus 150, 3000 AD Rotterdam. Rho Adviseurs stuurt u zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand een overzicht, dan wel een reactie op het verzoek, toe. Rho Adviseurs zal steeds gemotiveerd laten weten hoe het verzoek wordt behandeld en wat de uitkomst daarvan is.

Voor meer informatie of klachten over privacy, kunt u ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). U kunt ons ook laten weten dat persoonsgegevens niet gebruikt mogen worden voor marketingactiviteiten of verleende toestemming voor het gebruik van een emailadres intrekken. Dat kan via communicatie@rho.nl. Daarnaast kunt u zich altijd afmelden voor de ontvangst van e‐mailberichten met een commercieel doel via een afmeldlink in het bericht zelf.

Wij kunnen uw gegevens in bepaalde gevallen vrijgeven aan of delen met derden. De verstrekking van persoonsgegevens aan derden vindt plaats indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverlening door Rho Adviseurs, of indien de wet of andere regelgeving dat vereist.

Dienstverlening
Om opdrachten adequaat te kunnen uitvoeren is het soms nodig om gegevens uit te wisselen met derden, zoals wederpartijen, getuigen, overheids‐ en andere gerechtelijke instanties. We delen de gegevens alleen als dat nodig is en we delen in die gevallen zo min mogelijk gegevens.

Fraudebestrijding en wettelijke verplichtingen
Uitsluitend indien wij hiertoe wettelijk worden verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties. In alle gevallen zal Rho Adviseurs passende maatregelen treffen om de vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevens zoveel mogelijk te waarborgen.

Ondersteunende diensten
Voor het leveren van onze diensten maken we gebruik van derden, zoals IT‐leveranciers en derde partijen die ondersteuning leveren in opdrachten van onze klanten. Wij maken goede afspraken met dergelijke partijen alvorens wij de gegevens aan hen verstrekken. Zij zijn verplicht de gegevens te beschermen en mogen deze alleen verwerken overeenkomstig onze instructies.

Verstrekking aan andere landen
Rho Adviseurs kan persoonsgegevens overdragen aan andere landen. Wij doen dat alleen als het noodzakelijk is in het kader van onze dienstverlening ofwel als we daartoe verplicht zijn op grond van wet‐ en regelgeving. De wetgeving biedt niet in alle landen dezelfde mate van bescherming van persoonsgegevens. Daar waar nodig zorgt Rho adviseurs ervoor dat er adequate veiligheidsvoorzieningen aanwezig zijn om alvorens de gegevens worden overgedragen.

Andere websites
Op de websites van Rho adviseurs treft u als service regelmatig hyperlinks aan naar websites van derden. Rho adviseurs kan geen verantwoordelijkheid dragen voor de omgang door die partijen met uw gegevens. Lees hiervoor, indien aanwezig, het privacy statement van de betreffende site.

Rho Adviseurs is ervan overtuigd dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van haar klanten en bezoekers van de website van groot belang is. Wij hebben passende maatregelen genomen om de website te beveiligen en om misbruik te voorkomen.

Rho Adviseurs legt zo min mogelijk persoonsgegevens vast, alleen de noodzakelijke. Wij nemen bovendien de benodigde technische en organisatorische maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Persoonsgegevens worden door Rho
adviseurs verwerkt op een manier die een passende beveiliging van de gegevens waarborgt. Voorbeelden van beveiligingsmaatregelen zijn logische toegangsbeveiliging, beheer van autorisaties, versleutelen van persoonsgegevens en afspraken met leveranciers over informatiebeveiliging.

De gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor we ze verzamelen ofwel zolang dat nodig is om te voldoen aan wet‐ en regelgeving en om geschillen op te lossen. Als de gegevens hiervoor niet meer nodig zijn worden ze niet langer bewaard. Rho adviseurs draagt dan zorg voor verwijdering van de gegevens. Alle personen die kennis kunnen nemen van de door Rho adviseurs vastgelegde gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding van deze informatie.

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. Rho adviseurs is verplicht om een datalek binnen 72 uur melden aan Autoriteit Persoonsgegevens en bij degenen wiens gegevens het betreft. Die verplichting geldt niet wanneer het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betreffende personen. Datalekken worden bij Rho Adviseurs altijd intern geregistreerd en beoordeeld. Per geval wordt vastgesteld welke actie er nodig is om de risico’s voor de betrokkenen zo goed mogelijk te beperken.

Het is belangrijk dat alle datalekken die betrekking hebben op persoonsgegevens die door Rho Adviseurs worden verwerkt bij ons worden gemeld en beoordeeld zodat we daar actie op kunnen ondernemen. U kunt datalekken melden op privacy@rho.nl.

Heeft u vragen of opmerkingen over ons privacy beleid, dan kunt u deze richten aan: Rho adviseurs, afdeling Communicatie, postbus 150, 3000 AD Rotterdam, telefoon: 010‐2018587, email: communicatie@rho.nl.

Rho Adviseurs behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring, bijvoorbeeld vanwege nieuwe ontwikkelingen, online diensten of om conformiteit aan wet‐ en regelgeving te waarborgen. Deze wijzigingen zullen bekend worden gemaakt op de website.